Вне зависимости от величины компании, архивная документация имеется на каждом предприятии. В соответствии с законом, некоторые документы должны храниться на предприятиях по нескольку лет. И с каждым месяцем, таких важных документов становится все больше. За помещение, где размещается архив, приходиться платить все большие суммы, прибавьте сюда еще заработную плату архивариусу. Сегодня существуют услуги архивного хранения, которые позволяют сэкономить на ставке аренды.
Приняв решения о том, что помещения, которое сейчас занято архивом, можно использовать более рационально, вы начинаете искать фирму, предоставляющую услуги по хранению архивной документации. На российском рынке предоставление услуг такого рода, находится в стадии развития, поэтому количество фирм ограничено.
Складским хранением занимаются специализированные организации, а так же, архивное хранение предлагают мувинговые компании, которые занимаются квартирными и офисными переездами. Стоимость м3 в среднем составляет от семнадцати до тридцати рублей. Цена зависит от уровня помещения, его месторасположения по отношению к центру города, и, конечно же, качества предоставляемого обслуживания. Перед подписанием договора, узнайте какие услуги входят в стоимость, а за что придется платить дополнительно.
Помещение, в котором будут храниться ваши бумаги, должно быть специально оборудовано. Полки должны быть высотой не менее пяти метров, достаточно крепко смонтированы, а проход между стеллажами не должен затруднять возможность доступа к документации и передвижение.
При хранении документации, обязательно должен соблюдаться температурный режим. Если в помещении будет влажно – бумаги отсыреют и заплесневеют.
Складское помещение должно быть оборудовано автоматической системой пожаротушения. В противном случае, если произойдет пожар, то не поможет даже страховка, т.к. отсутствует соблюдение пожарных норм. А так же охраняться двадцать четыре часа в сутки. Как правило, каждому сотруднику поручен отдельный участок архива, и доступ к другим папкам, строго запрещен. О конфиденциальности можете не беспокоиться. Даже если на соседней полке будут лежать документы вашего заядлого конкурента, никто не сможет посмотреть, какие секретные технологии вы разрабатываете, и почему же рентабельность вашего производства выше.
После того, как вы выбрали подрядчика, обязательно приведите все записи в порядок. Это сократит время на поиск необходимых документов в будущем, а так же значительно уменьшит объем документации, а, следовательно, затраты. «Чистку» можно произвести самостоятельно или обратиться за помощью к специалистам.
Организация, которая предоставляет услуги по хранению, несет материальную ответственность за сохранность документов.

Источник: Твой Квадратный метр - все о недвижимости и строительстве

Популярность: 33%